1、确定需求和预算：在寻找外包策划公司之前，单位需要明确年会的主题、规模、参与人数、预算等具体需求，这有助于策划公司更好地了解您的期望和需求，并制定出符合预算和主题的策划方案。

2、选择合适的策划公司：根据需求和预算，选择一家具有丰富经验和专业能力的策划公司，可以通过网络搜索、咨询朋友或同事等方式来寻找合适的策划公司，并查看其过往的案例和客户评价，以确保其具有执行高质量年会策划的能力。

3、沟通与交流：与策划公司进行充分的沟通和交流，明确双方的责任和义务，在沟通中，要详细说明单位的需求和期望，同时也要听取策划公司的建议和意见，共同制定出符合实际情况的策划方案。

4、制定详细的策划方案：策划公司应根据单位的需求和预算，制定出详细的策划方案，包括活动流程、节目安排、场地布置、餐饮安排、嘉宾邀请等方面的内容，方案应具有可操作性，并考虑到各种细节问题。

5、执行与监督：在年会执行过程中，要与策划公司保持密切的联系，及时解决出现的问题，也要对年会的进展进行监督，确保活动按照策划方案顺利进行。

6、后期评估与总结：年会结束后，要对整个活动进行评估和总结，分析活动的成果和不足，为今后的活动提供经验和借鉴。

阳泉单位年会策划外包需要选择合适的策划公司，并进行充分的沟通和交流，制定出详细的策划方案并执行监督，通过外包的方式，可以确保年会的顺利进行并取得良好的效果。